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Perugia, spending review e città digitale: liberare i dati, la carta non canta più, costa e frena efficienza e trasparenza

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Un invito senza polemiche e funzionale a colmare ritardi al Comune di Perugia.

Città digitale e spending review sono due facce della stessa medaglia, una amministrazione meno costosa, più rapida e più efficiente sostituisce la carta con i documenti digitali e libera la circolazione dei dati.

La regione dell’Umbria sta promuovendo diverse azioni positive in tema di Agenda Digitale, il Comune di Perugia dovrebbe non solo mettersi al passo ma guidare il processo, purtroppo ci sono ritardi tecnologici e organizzativi che si potrebbero/dovrebbero superare.

Firma elettronica e conservazione digitale (scripta volant):

Nell’albo pretorio on line del Comune di Perugia ci sono atti scansionati e di dubbio valore legale invece che documenti digitali opportunamente firmati e conservati secondo le norme previste dal CAD.

Ciò comporta un enorme dispendio di risorse uomo, l’atto viene composto al computer, stampato firmato e poi scannerizzato e l’originale protocollato ed archiviato a mano; aver perseguito questa scelta ha inoltre evidenziato un ritardo strutturale e organizzativo della macchina comunale che dovrebbe essere indotta e stimolata a crescere e non ad adagiarsi su procedure del novecento.

Seguendo la strada che fa un foglio di carta nella pubblica amministrazione si disegna il percorso della lentezza, della pesantezza burocratica e quindi dell’inefficenza che è l’unica cosa che la carta garantisce davvero.

Open data:

Liberare i dati permette di operare una decisiva svolta nei gangli organizzativi della macchina comunale favorendo efficienza e trasparenza e sprechi di lavoro raddoppiato e carta e toner.

Con gli open data anche la privacy e la trasparenza amministrativa  possono smettere di essere nemiche puntando su innovativi percorsi di privacy by design (ho scritto un articolo sull’ebook di libre office in merito) che permettono la generazione di un dato disponibile e già prevalutato sul piano della privacy al momento della sua stessa generazione.

La archiviazione e la successiva ricerca di un documento cartaceo comporta un dispendio di risorse impressionante e i dati non sono disponibili se non previo un’improbabile e costosissima attività manuale  di ricaricamento.

Come sta andando la sperimentazione in comune del progetto “Libre Umbria” della Regione? si tratta di promuovere l’uso della suite Libre Office negli uffici pubblici al fine di eliminare gli ingenti costi di licenza, favorire l’uso e la circolazione di formati aperti e promuovere una capillare raccolta dati funzionale a una, non formale, apertura al mondo open data.

Era stata attivata una sperimentazione presso il servizio biblioteche che avrebbe permesso di studiare il prodotto per superare l’ostacolo dei moduli in formato .RTF (anacronistico residuo dell’infomratica anni ’80-90) che ancora oggi rappresentano il formato di riferimento della modulistica comunale.

Le ultime versioni di Libre office producono in forma nativa PDF editabili, i dati che i cittadini inviano quando attivano istanze a domanda individuale possono essere cioè immediatamente recuperati senza (improbabili) ricaricamenti successivi previa (ovviamente) stampa in copia multipla distribuita per conoscenza a tutti gli uffici e addetti coinvolti nel procedimento.

La migrazione ai documenti digitali è non solo fattibile ma doverosa, gli sconti fatti alla ratio legis della norma sono penalizzanti e costosi in termini di ore uomo e mancata fruizione di dati posseduti ma non disponibili.

Il comune di Perugia si ponga alla guida di Umbria digitale fornendo il buon esempio in qualità di capoluogo di regione.

 

 

 

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